Все ждали своевременного появления обновленной формы № 1ДФ, так как вполне понятно, что включить расчет (уплату) военного сбора в действующую форму № 1ДФ не получится хотя бы потому, что базы начисления НДФЛ и военного сбора разные. Несвоевременно, но дождались, и наконец обновленную форму № 1ДФ таки утвердили. В этом материале – главное о форме № 1ДФ: что в ней изменилось и как правильно ее заполнить.
Прежде всего заметим, что уже начиная с 01.04.2015 г. вступает в силу Приказ № 4, которым утверждена форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ) и Порядок ее заполнения и представления. С этой же даты применяется новая минфиновская форма № 1ДФ, которая впервые будет представляться уже за І квартал 2015 года.
Обновленная ф. № 1ДФ впервые представляется за отчетный период – І квартал 2015 г.
Если же сравнить приказ Миндоходов от 21.01.2014 г. № 49 и приказ Минфина от 13.01.2015 г. № 4, то можно увидеть, что, кроме незначительных правок, наконец он приведен в соответствие с действующим законодательством.
Так, отныне ф. № 1ДФ состоит из двух разделов.
Общие положения
Расчет по ф. № 1ДФ в контролирующий орган по своему местонахождению обязаны подавать лица, имеющие статус налоговых агентов. В форме № 1ДФ отражаются данные по всем физическим лицам, которым в отчетном периоде начислен или выплачен доход.
Расчет по ф. № 1ДФ представляется только в случае начисления дохода налоговым агентом в течение отчетного периода (пп. "б" п. 176.2 НКУ).
Сроки представления
Расчет по ф. № 1ДФ представляется ежеквартально в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала, то есть за І квартал 2015 года – до 12.05.2015 г. включительно. Также действует общее правило перенесения: если последний день срока представления приходится на выходной или праздничный день, то предельным сроком считается следующий рабочий день (п. 2.1 Порядка № 4).
Если после представления налогового отчета за отчетный период налоговый агент представляет новый расчет с исправлениями до окончания срока представления налогового отчета за тот же отчетный период или подает в следующих налоговых периодах уточняющий расчет вследствие выполнения требований п. 169.4 НКУ (проведения перерасчета НДФЛ), то штрафы, предусмотренные п. 50.1 НКУ, не применяются.
Порядок заполнения
Особенности заполнения налогового расчета по ф. № 1ДФ регламентированы разделом ІІІ Порядка № 4.
Начнем с изменений, в частности, в реквизитах, отраженных в форме № 1ДФ:
- изменено название налогового расчета на "Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога";
- налоговому агенту необходимо будет отмечать налоговый номер контролирующего органа по местонахождению обособленного подразделения, по которому представляется отдельная порция;
- поле "Працювало у штаті" заменено полем "Працювало за трудовими договорами".
Остальные реквизиты "шапки" формы № 1ДФ остались без изменений.
Признак дохода в форме № 1ДФ указывается в соответствии со Справочником признаков доходов физических лиц, а признак налоговой социальной льготы – в соответствии со Справочником признаков налоговых социальных льгот.
Суммы доходов и удержанного налога в форме № 1ДФ отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками).
Заполнение раздела І
Отражение ведомостей в разделе I "Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку" (далее - раздел I):
• в графе 1 "№ з/п" отражается порядковый номер каждой заполняемой строки;
• в графе 2 "Податковий номер або серія та номер паспорта*" отражается регистрационный номер учетной карточки плательщика налога или серия и номер паспорта физического лица (для физического лица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта), о котором предоставляется информация в налоговом расчете.
В графе 3а "Сума нарахованого доходу" отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физическому лицу в соответствии с признаком дохода согласно Справочнику признаков доходов.
В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены данные доходы или нет.
Начисленный доход отражается полностью, без вычитания НДФЛ, суммы ЕСВ, страховых взносов, которые в соответствии с законом уплачиваются за счет заработной платы работника, суммы НСЛ (при ее наличии) и военного сбора.
В графе 3 "Сума виплаченого доходу" отражается сумма фактически выплаченного дохода плательщику налога налоговым агентом.
Заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в налоговый расчет за I квартал входит заработная плата за январь, начисленная в январе и выплаченная в феврале, за февраль (начисленная в феврале и выплаченная в марте), за март (начисленная в марте и выплаченная в апреле).
(п. 3.3 Порядка № 4)
В графе 4а "Сума нарахованого податку" отражается сумма НДФЛ, начисленного и удержанного с дохода, начисленного плательщику налога согласно законодательству.
В графе 4 "Сума перерахованого податку" отражается фактическая сумма перечисленного НДФЛ в бюджет.
В графе 5 "Ознака доходу" указывается признак дохода согласно Справочнику признаков доходов. Признак дохода определяется к начисленному доходу. Если доходы выплачиваются в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода в случае выплаты должен указываться в соответствии с начисленным в предыдущем квартале доходом.
Относительно каждого физического лица нужно заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет. О каждом признаке дохода физического лица нужно заполнять только одну строку с обязательным заполнением графы 2 "Податковий номер або серія та номер паспорта*", кроме случаев, указанных в пунктах 3.7 и 3.8 р. ІІІ Порядка № 4.
Обращаем внимание налоговых агентов на то, что Справочник признаков доходов физических лиц дополнен новыми признаками и изменены действующие наименования признаков, а именно:
"184" – суммы пенсий (включая сумму их индексации, начисленную в соответствии с законом) или ежемесячного пожизненного денежного содержания, получаемых плательщиком налога из Пенсионного фонда Украины или бюджета согласно закону, если их размер превышает 10 тыс. грн. в месяц, – в части такого превышения (пп. 164.2.19 НКУ);
"185"– сумма денежного обеспечения, денежных вознаграждений и других выплат, полученных военнослужащими, лицами рядового и начальственного состава органов внутренних дел, Государственной уголовно-исполнительной службы Украины, Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины, государственной пожарной охраны, органов и подразделений гражданской защиты, налоговой милиции в связи с выполнением обязанностей несения службы, с которой взимается налог на доходы физических лиц (пп. 164.2.20 и п. 168.5 НКУ);
наименование признака "166" изменено на "Сума коштів, отриманих як виграш, приз у лотерею" (пп. 164.2.8 НКУ).
Графа 6 заполняется только на тех физических лиц, которые принимались на работу в отчетном периоде. Графа 7 заполняется только на тех физических лиц, которые были уволены в отчетном периоде по месту работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде.
Для тех физических лиц, которые не меняли места работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются. В случае неоднократного принятия физического лица на работу и его увольнения с работы в отчетном квартале о данном лице нужно заполнять столько строк, сколько раз информация об изменении места работы лица встречается в отчетном квартале.
В графе 8 "Ознака податкової соціальної пільги" отражается признак НСЛ согласно Справочнику признаков налоговых социальных льгот, приведенному в приложении к Порядку № 4. Графа 8 заполняется только для физических лиц, имевших право на НСЛ в отчетном периоде. При отсутствии у физического лица права на НСЛ в отчетном периоде в графе 8 проставляется прочерк.
Допускается наличие нескольких строк с одним признаком дохода только при наличии у физического лица нескольких признаков НСЛ по такому признаку дохода (наличие разных НСЛ в каждом из трех месяцев квартала).
В графе 9 "Ознака (0, 1)" отражается признак "0", если строку нужно ввести, или признак "1", если строку нужно исключить. Графа 9 заполняется только для отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов.
Заполнение раздела ІІ
В разделе II "Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір" (далее – раздел II) отражаются следующие ведомости:
• в строке "Оподаткування процентів" – общая сумма дохода, начисленного в виде процентов;
• в строке "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею" – общая сумма начисленного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею;
• в строке "Військовий збір" – общая сумма начисленного дохода, общая сумма выплаченного дохода, общая сумма начисленного военного сбора и общая сумма перечисленного в бюджет военного сбора.
Напомним, что с 01.01.2015 г. объект обложения военным сбором определен в ст. 163 НКУ. То есть объект обложения военным сбором фактически совпадает с объектом обложения НДФЛ.
Ведомости о физическом лице – плательщике налога, которому начислены доходы в виде процентов, выигрышей (призов) в лотерею, а также физлицу, которому начислены доходы, с которых взимается военный сбор, не указываются.
Исправление ошибок
Самостоятельно выявленные ошибки в расчете по ф. № 1ДФ предприятие может исправить двумя способами:
1) если ошибка выявлена до наступления предельного срока представления отчетности за квартал, в котором она была допущена, то представляется новый отчетный налоговый расчет;
2) если же ошибка выявлена после наступления предельного срока представления расчета, то необходимо представить уточняющий налоговый расчет.
Аналогичным образом исправляются ошибки, о которых налоговым агентам сообщают контролирующие органы.
В уточняющем (новом отчетном) расчете по форме № 1ДФ необходимо заполнять только те строки, которые подлежат удалению, исправлению или добавлению, а строки с правильными данными предыдущего отчета дублировать не нужно!
Для представления нового отчетного и уточняющего расчета используется та же форма, что и для отчетного расчета, только в шапке формы делается соответствующая пометка.
Уточняющие налоговые расчеты по ф. № 1ДФ за III и IV кварталы 2014 г. с целью отражения военного сбора, удержанного (перечисленного) в этих кварталах, подавать не нужно.
Это неоднократно отмечал Сергей Наумов в печатных изданиях, в частности, в журнале "Вестник. Право знать все о налогах", № 8 за 2015 год, стр. 8.
Корректировка показателей раздела I:
• для исключения одной ошибочной строки из предварительно введенной информации нужно повторить все графы данной строки и в графе 9 указать "1" – на исключение строки;
• для введения новой или пропущенной строки нужно полностью заполнить все ее графы и в графе 9 указать "0" – на введение строки.
Корректировка показателей раздела II:
• подраздел "Оподаткування процентів":
– для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке "Оподаткування процентів – виключення**" нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке "Оподаткування процентів" отразить правильную информацию;
• подраздел "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею":
– для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею – виключення***" нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею" отразить правильную информацию;
• подраздел "Військовий збір":
– для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке "Військовий збір – виключення****" нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке "Військовий збір" отразить правильную информацию.